Intervista a Lev Bannov, fondatore di ONLYOFFICE di Ascensio, sulle nuove Private Rooms pensate per mantenere i documenti sempre in sicurezza, sull’importanza per le imprese di dotarsi di sistemi efficienti e sicuri per la condivisione dei file e sul futuro dell’ormai celebre “blockchain”

Ascensio System, azienda lettone sviluppatrice di ONLYOFFICE, la workspace che consente di gestire progetti, customer relationship e documenti in un’unica soluzione, ha presentato nei giorni scorsi le sue Private Rooms, all’interno delle quali i documenti rimangono criptati durante tutto il processo di editing, archiviazione, co-editing e condivisione. Per sapere meglio di cosa si tratta, i vantaggi in termini di sicurezza informatica, ma anche per capire quanto le cyber minacce si siano amplificate con l’utilizzo sempre maggiore del lavoro da remoto, abbiamo intervistato Lev Bannov, il fondatore di ONLYOFFICE di Ascensio.

Avete da poco presentato le vostre Private Rooms. Cosa sono e quali sono i vantaggi in termini di sicurezza informatica?
Iniziamo parlando di quello che le attuali soluzioni offrono in termini di sicurezza dei documenti. Ci sono molti sistemi di file storage (ad esempio Dropbox) e data room con funzioni di sicurezza efficaci che proteggono i documenti. Ma queste possono solo memorizzare quei documenti senza dei tool di editing: per modificare un documento è necessario scaricarlo ed elaborarlo altrove, lasciando così i dati senza protezione. Dall’altra parte, la crittografia dei documenti non è una novità: si può usare word per proteggere i propri documenti che ne permetta la condivisione sicura e una collaboration basata su dati protetti.
Le Private Room di ONLYOFFICE offrono un’archiviazione sicura, l’editing e la collaboration sui documenti con crittografia end-to-end, il che significa che tutti i dati all’interno dei file sono protetti in ogni momento. Crediamo che questo sia lo step successivo per lavorare con documenti sensibili e per proteggere dati elettronici memorizzati in testi, fogli di calcolo e persino presentazioni da eventuali violazioni.
Un’altra differenza riguarda la sede di storage. Molti provider di hosting sostengono di garantire sicurezza totale dei loro server grazie ad una locazione fisica più sicura e a misure di protezione all’avanguardia. Ma gli ingegneri che si occupano della manutenzione delle loro attrezzature hanno comunque accesso ai carrier e ai dati in essi memorizzati.
Le Private Room sono disponibili solo in ONLYOFFICE Workspace che è una soluzione self-hosted installata nella propria rete privata con un controllo totale dei dati. La crittografia stessa avviene localmente tramite interfaccia desktop per renderla end-to-end. Il lancio di Private Rooms in versione SaaS è ancora in fase di programmazione, è necessario prima studiare attentamente le leggi e le normative a livello dei singoli stati: ad esempio negli Stati Uniti e in Europa la crittografia dei dati è facilitata. In altri casi, il governo può richiedere l’accesso alla crittografia dei dati a cui i cloud provider non possono esimersi.
La prima versione di Private Rooms in prova è disponibile in ONLYOFFICE Workspace per tutti. È una soluzione completa pronta per essere messa in uso per l’editing dei documenti e la collaboration sicuri. Miglioreremo ulteriormente questa tecnologia per creare una soluzione che si adatti al modello di sicurezza dei dati di ogni azienda.

Con la pandemia Covid 19 si è assistito a un utilizzo sempre maggiore dello smart working e del lavoro da remoto. Quanto è importante a suo giudizio per un’impresa avere a disposizione un sistema efficiente, veloce e soprattutto sicuro per la condivisione dei file? E quanto si è più vulnerabili agli attacchi informatici con questa nuova modalità di lavoro?
La pandemia non ha intaccato il nostro processo lavorativo: noi in ONLYOFFICE abbiamo sempre puntato sulla collaborazione online. Ci fidiamo delle nostre soluzioni e usiamo ONLYOFFICE per archiviare e collaborare ai documenti, usare il nostro CRM, gli strumenti di gestione dei progetti, ecc. – all’interno della nostra infrastruttura privata. E contiamo altrettanto sul livello di sicurezza offerto, usiamo ONLYOFFICE per conservare tutti i documenti più importanti e i dati di sviluppo.
Ad ogni modo, il passaggio massiccio al lavoro da remoto ha dimostrato come molte aziende non siano ancora pronte per affrontare la nuova “normalità” e le nuove minacce. Noi continuiamo a migliorare le performance di sicurezza delle nostre soluzioni e, oltre alla crittografia dei documenti, forniamo ai nostri utenti l’autenticazione a due fattori, SSO, la disc encryption e molte altre funzionalità. Testiamo costantemente le nostre soluzioni alla ricerca di falle e lacune di sicurezza migliorando il loro back end. Per noi la sicurezza è sempre al di sopra di tutto – apprezziamo sempre consigli e suggerimenti su come migliorare la piattaforma ONLYOFFICE.

Con quali tipologie di aziende lavorate principalmente? E quali sono le principali richieste che ricevete?
Ci sono tre tipi principali tipologie di clienti che scelgono diversi gruppi di prodotti. In primo luogo, ci sono piccole aziende e team che preferiscono il servizio cloud per lavorare online con accesso a tutti gli strumenti e senza alcuna installazione richiesta.
In secondo luogo, ci sono aziende di medie dimensioni con più di 50 utenti che preferiscono il Workspace full-stack o usano ONLYOFFICE Docs in integrazione con le soluzioni dei nostri partner. Molte imprese usano già Nextcloud, ownCloud, Seafile e altri servizi per conservare e condividere i loro documenti, e noi forniamo editor collaborativi online che possono essere integrati nell’ambiente già esistente. Si tratta per lo più di istituti di istruzione superiore e organizzazioni scientifiche, in tutta Europa. Infine, in terzo luogo, gli sviluppatori SaaS per settori specifici (ad esempio diritto, finanza, medicina) usano ONLYOFFICE Docs Developer Edition per creare soluzioni professionali con funzionalità su misura per specifiche esigenze aziendali.
Le principali richieste che riceviamo sono relative al lavoro avanzato con i documenti, l’introduzione di funzionalità specifiche per lavorare con documenti e fogli di calcolo di cui le aziende hanno bisogno per il proprio lavoro.

Condivisione, archiviazione, tracciatura sicura dei dati: in una parola, l’ormai celebre “blockchain”. Ci può spiegare in maniera semplice e alla portata di tutti in cosa consiste questa tecnologia? Secondo lei, in quanti e quali ambiti potremo osservare il suo utilizzo nel futuro?
La novità introdotta dalla blockchain nel 2017-2018 oggi si è notevolmente affievolita. Noi la vediamo come una tecnologia che può introdurre un nuovo approccio alla gestione del flusso di documenti.
Teniamo d’occhio la blockchain e la sua evoluzione, specialmente Ethereum 2.0, pensando a come possiamo adottarla per migliorare i documenti digitali.
Usando la tecnologia blockchain, possiamo automatizzare il processo di firma dei documenti, la convalida dei contratti, i servizi notarili e così via. Guarderemo come si evolve la blockchain nei prossimi due-tre anni e se queste tecnologie saranno pronte per l’uso commerciale, le implementeremo sicuramente integrandole nel nostro software.